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  • Les 7 P de la facilitation. Un must have pour préparer vos ateliers
    Créé par James Macanufo (l’un des 3 auteurs de Gamestorming), les 7P vous permettent d’aller à l’essentiel, de bien cadrer votre workshop, bref de ne rien oublier…
    Purpose : Quels sont les objectifs du workshop (le point de départ) ? Pourquoi nous réunissons-nous ? People : Qui va participer ? Quel rôle les personnes vont-elles jouer ? Eventuellement quelle est la cible finale ? Product : Qu’est ce qui est attendu en sortie du workshop ? Preparation : Avons-nous besoin d’un travail de préparation au préalable de la part des participants ? Doivent-ils rassembler ou imprimer certaines pièces ? (oui par exemple pour du Show and tell ou de la rétrospective de projet) Practical concerns: Quels sont les éléments de logistique dont nous aurons besoin ? (réservation et agencement de la salle, horaires, déjeuner, barco, postit, paperboard, whiteboard, marqueurs…) Pitfalls: En gros quels sont les risques associés et comment les gérer ? Rappelez-vous un bon workshop c’est 70% de préparation… alors utilisez les 7P  wikihero-image-id: 1098
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  • REX: Comment j’organise des ateliers collaboratifs avec mes clients.

    Auparavant dans notre travail on était plus sur une structure du style audit, conseil, et ça produisait un décalage avec certains clients.

    Maintenant, ça nous arrive toujours de faire ça, mais on travaille beaucoup plus sur des sprints. On intervient aussi plus en amont sur les projets, avec plus de cadrage pour aligner les équipes afin qu’ils travaillent ensemble sur l’aspect gamification.

    Pour cela, on organise souvent des sprints de deux jours avec la majorité de l'équipe

    C'est tout de même beaucoup plus efficace et beaucoup plus sympa aussi parce qu’au lieu de travailler chez toi, tu travailles avec les clients, ça permet de les rencontrer et de récolter et sentir les avis de tout le monde. 

    Néanmoins, le grand avantage c’est surtout d'aligner tout le monde et d'être sûr qu’on se met bien d'accord sur les objectifs, et sur le niveau de gamification qu'on a envie d'atteindre.

    Souvent, on peut avoir un décalage sur cette question-là entre la personne qui se dit “Avec la gamification on va créer un jeu à la Candy Crush” 

    De l’autre côté tes utilisateurs disent :

    Non, nous, on ne veut pas ça. On veut juste un truc clair qui nous motive un peu. Mais tu vois, avec peut-être des barres de progression, ou des choses un peu plus soft “

    Donc tu as un décalage entre ce que le client veut et ce que les utilisateurs veulent. Passer par le sprint, ça t’évite beaucoup de problèmes de ce type-là. 

    Ce sont des choses que tu perçois pendant un sprint, car tu commences à prototyper, et ça donne un résultat assez cool. 

    Le bénéfice principal est surtout sur l’aspect cadrage qui est primordial.

    Lorsque l’on commence un nouveau projet on a besoin généralement de cadrer dans quelle direction on va partir de la gamification, ainsi que de réunir un peu les équipes.

    On a souvent des missions d’intervention un peu courtes donc l’organisation est clé:

  • Grosso modo on a un temps de préparation avec le client pour être sûr de bien trouver des dates, pour valider les salles, etc, notamment quand les équipes sont éclatées en France. 
  • Du coup, on prépare et on recadre un peu l’objectif du sprint.
  • Parce que du coup, on fait quand même assez souvent les «mêmes situations ».
  • On essaie d’avoir de la remontée d’infos du client avant de se lancer sur le sprint (des données sur le nombre de connexions par mois, la récurrence de connexions pour les utilisateurs engagés, les pain points qu’ils ont identifiés, des synthèses de recherche utilisateur quali ou quanti, ce genre de choses, ça dépend un peu des projets)
  • On réalise le sprint sur deux jours avec le client et ses équipes.
  • Généralement, on a à la fois des décideurs, et on a du temps avec des utilisateurs, (ce sont des trucs qui sont les plus complexes à organiser ) 
  • Là on fait des interviews assez rapides. (30-40 min) 
  • Puis on fait un peu de tests, de proto ou de storyboard, juste pour ressortir avec quelque chose des deux jours. 

    Durant le sprint on travaille un peu en mode double diamant.

  • Avec un premier jour qui est plutôt autour du cadrage, pour vraiment se mettre d'accord sur l'objectif.
  • Dans ce premier jour on analyse souvent l'expérience de l’utilisateur qui est déjà présente car dans la majorité des cas on va partir sur des choses qui sont déjà existantes qu’il faut améliorer. 
  • On va reposer justement la question du public, leur motivation, on va commencer déjà à générer les premières idées. 
  • Sur le jour 2, on est généralement plus un peu du prototypage.
  • On va prendre certains éléments de l'expérience qu’on va modifier et prototyper. Certaines sont plus rapides que d’autres à prototyper, et parfois, ça prend différentes formes. 

    Potentiellement, on peut avoir forcément des choses qui sont autour d’écrans, mais parfois, on a des maquettes papier.

    Mais parfois, tu te dis :

    “Tiens, on va distribuer un demi jeu de cartes sur l’onboarding du collaborateur”

    Ça va te permettre d’identifier les personnes-clés dans la boîte ou ce genre de choses.

    Tu prototypes ça pareil sur papier ou Powerpoint ou ce que tu veux d’après tes cartes. 

    Par la suite de ce premier atelier on accompagne le client sur les next steps de la conception, mais plutôt vers les aspects de la gamification, et on travaille généralement avec d’autres équipes.

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  • REX sur la formation Lego serious Play

    Il y a une équipe de formateurs par pays, pour la formation Lego Serious Play. Ceux que l’on a en France, on nous avait vraiment déconseillé. 

    Mais je voulais faire cette formation parce que je voulais voir une autre façon de comment les gens jouaient avec les Lego. 

    L’outil en lui-même et la méthode sont vraiment cool.

    Tu sors quand même avec un classeur de méthodes qui est balèze, il faut se l’appréhender. 

  • Il y a de la théorie sur comment on fonctionne dans la collaboration
  • Comment mettre en place tous les éléments de contexte. 

    Plein de choses que tu as vu dans les livres potentiellement en consolidation.

    Ils ont des méthodes différentes en fonction des objectifs que tu veux atteindre, des méthodes qui sont bien.

    Donc pour la culture idéation, franchement, c’est super. 

    Ensuite, le mettre en place: ultra compliqué.

    Parce qu’il te faut des caisses entières de Lego, qui sont spéciales. 

    Tu ne vas pas aller acheter le pot combiné de Lego et enlever toutes les pièces et tu vas dire ça c’est les pièces pour mon Serious Play, ça ne marche pas. 

    Donc ils ont des kits spécifiques pour les ateliers de Lego Serious Play, qui coûtent une fortune. 

    Ensuite, il faut les stocker.

    Moi en tant que freelance, lors de la formation je me suis dit :

    “ C’est super, c’est cool, mais où est-ce que je vais mettre 8 caisses de Lego chez moi ? “

    Tu ne peux pas imaginer faire un truc avec moins de deux caisses. C’est très compliqué. Mais une fois que tu es dedans, moi, ce que je trouve cool avec ça, c’est vraiment cool pour des stratégies, et pour que les gens prennent conscience des dynamiques. Mais ça reste une sorte de conviction, un ressenti. 

    Le ressenti ça reste même si d’un point de vue intellectuel et rationnel, la méthode n’est pas traditionnelle et actionnable

    Parce que tu n’en sors pas avec un livrable du type : 

  • Un plan d’action
  • Un backlog priorisé ou ce genre de trucs. 

    Par contre, les gens, le fait d’avoir manipulé, d’avoir co-manipulé, d’avoir co-construit, d’avoir joué, etc. En fait, tout l’atelier, au fur et à mesure, l’air de rien, c’est intérieurement qu'il va travailler. 

    Donc si tu veux l’utiliser, pour des organisations d’équipe, pour bien faire comprendre la dynamique d’une équipe, pour bien faire comprendre pourquoi ton équipe elle va se positionner par rapport aux autres donc par rapport aux stratégies d’une équipe design, je pense que c’est un outil fantastique. 

    Pour ce qui est de la formation elle est chère, elle prend une semaine, elle coûte 3000 €, et comme je dis, les formateurs en France, à éviter. 

    On m’avait clairement conseillé je crois d'aller en Angleterre pour passer la formation là-bas.(donc plutôt à regarder de ce côté-là) 

    Mais ensuite, ça donne une super culture justement ensuite sur toi comment tu construis tes ateliers, parce qu’il y a énormément de choses qu’on ne voit pas forcément dans les outils d’utilisation classiques. 

    Tu peux ensuite les ajouter à ta sauce dans tes ateliers design. 

    Donc pour la culture idéation, c’est génial. Tu vois d’un angle que tu ne peux pas voir ailleurs, parce que c’est l’angle Lego, et les constructions avec les briques. 

    Donc une formation que je recommande pour l’aventure que cela propose, mais en le faisant à l’étranger.

  • Anonyme · Senior Lead Designer · il y a 1 an
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  • Ma vision de ce qu’est un livrable actionnable

    Le livrable actionnable, déjà c’est un livrable qui pose des questions, et c’est un livrable qui est incomplet.

    Par incomplet j’entends un livrable qui ne tire pas toutes les conclusions à la place des autres expertises, qui laisse la place au marketing, aux dev, au legal, de venir ajuster et compléter ce livrable au moyen d’un workshop de restitution qui leur posera des questions. 

    Parce que c’est un livrable qui se co-construit au fur et à mesure de comment tu le présentes. 

    Déjà, c’est présenté sous forme de workshop,et pas présenté sous forme de Powerpoint. (Bien que Powerpoint puisse être un outil complet de ces présentations.)

    Quand tu penses aux lightning talks qui ouvrent normalement les design sprint, la plupart sont des Powerpoint. 

    Mais ce sont des choses qui posent des questions, et c’est un moment où tu prends du temps pour arrêter tout le monde et faire franchement des exercices avec tout le monde de :

    “Bien, voilà, on vient de présenter ça, maintenant, vous, selon les priorités de votre équipe, dans tout ce qu’on vient de présenter, quels sont les 3 points saillants, les priorités, puis faire du dot voting. “ Ensuite, à partir de là, prendre des décisions sur ces fameux points qui ont été priorisés. 

    Donc un livrable actionnable c'en est un où les personnes qui devraient recevoir la présentation d’un livrable, avec une étape de préparation avec les PO, les PM, on se dit : 

  • “Voilà, on va présenter les résultats dans deux semaines, donc comment on le rend actionnable ?
  • Quelles sont les questions qu’on va poser aux gens ?
  • À quel moment est-ce qu’on arrête la présentation pour faire un exercice, pour que les gens s’investissent et se disent en plein milieu de la présentation :
  • “ Bon ben, tel point est super important, tel point on arrête d’en parler. Et c’est un livrable du coup qui est complètement malléable.” Ce n’est au final qu’un support de workshop.
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  • REX de workshop pour comparer la vision des équipes terrains et du management.

    Lorsque je prends un projet je ne démarre pas si je n’ai pas tout ce dont j’ai besoin parce que je sais que je vais avoir du travail supplémentaire plus tard dans le projet.

    Donc, pour être sûr que j’ai bien le contexte je fais un workshop avec que les parties prenantes sur la vision du projet/produit.

  • Je trouve ça très sympa parce que ça me permet d'avoir une idée de comment les gens pensent qu’ils travaillent.
  • J'aime beaucoup démarrer avec le start with why qui a été utilisé par Steve Jobs et théorisé par Simon Sinek. 

    J’approche le workshop comme cela: 

  • Je propose une prochaine réunion,
  • Je me déplace, dans laquelle on réunit les cadres et des gens du terrain. 
  • En amont je fais valider le workshop avec la direction afin qu’elle ait bien en tête les objectifs du workshop 

    J’ai un exemple récent dans une société qui me vient à l’esprit.

  • À la fin de l’exercice, nous avions trois services ( commercial, SAV et production).
  • Le workshop a permis de mettre en lumière que chaque service proposait une offre différente aux clients. C’est très révélateur pour l’entreprise, cela permet d’avancer vers un projet commun et de corriger le tir.  

    Faire ce workshop était clé pour pouvoir retravailler l’offre actuelle et décider comment en développer une nouvelle. 

    Lorsque l’on observe ce genre de décalage entre l’ambition du client et la réalité des équipes, (et que c’est un gros décalage) on sait que les missions vont prendre du temps et nous pouvons ré-orienter nos efforts d’accompagnement.

    Pour moi ce workshop permet :

  • D’assainir les bases et de déterminer dès le départ sur quoi on va construire demain.
  • D’avoir une ambition commune et partager avec toutes les parties prenantes nous aide ensuite dans le déroulé de nos missions. Il est primordial de remettre les gens du terrain dans la boucle afin de pouvoir ensuite analyser la data sans avoir une overview de la situation. 

    Typiquement sans ce workshop je n’aurai pas compris le décalage qui existait entre la vente, la production et le suivi des projets. Quoique je produise cela n’aurait pas été accepté par l’ensemble des parties prenantes et j’aurai donné l’impression de ne pas avoir compris le but de l’entreprise.

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  • L’importance de la sensibilisation à l’accessibilité dans l’industrie du luxe

    Il y a eu plein de problématiques, mais je crois que ça a été pour moi l’un des plus beaux défis, et surtout de réussir à le relever, à faire en sorte que tout le monde soit content à la fin.

    C’était pour un gros site vitrine, qui présentait la marque.

    Pour présenter la marque, il fallait forcément quelque chose de très qualitatif, luxueux, avec – je déteste ça mais pour le coup, c’était exactement la demande - créer un effet « Waouh ».

    Ils étaient vraiment dans ce truc-là. Il fallait un site très beau, très épuré. Ils étaient typiquement dans le fameux “texte gris clair sur blanc” que beaucoup trouvaient très élégant mais qui est illisible. 

    On a réussi, on a répondu à leurs demandes en étant accessibles ! Finir par y arriver, rien que ça, c’est déjà super gratifiant. 

    Ce que j'adore sur des projets comme ça, c’est qu’il y a des défis. C’est beaucoup plus intéressant. Plutôt que des projets où il n’y a pas de débats, donc pas défi, sans grosse recherche de solution derrière.

    J’aime bien devoir dénouer, identifier comment on va faire pour correspondre à tous les besoins, c’est plus intéressant.

    Pour le coup, je pense que c'est avec ce projet-là justement que j'ai appris la nécessité de sensibiliser et de former.  Au départ, il était difficile de trouver comment aborder les équipes. Il a donc fallu que je trouve des moyens pour pouvoir discuter avec eux, en faisant en sorte que la discussion soit agréable et constructive. Ce projet-là m’a permis d’évoluer dans ma façon de faire. Avec eux, je testais des choses que je n’avais pas trop faites avant. Il y a certains trucs qui n’ont pas marché. Par exemple, j'avais eu l'idée de partir dans un atelier audit et co-conception – je n'avais pas fait de sensibilisation et de formation au préalable, rien. Sauf que, quand les gens ne sont pas formés aux sujets, c’est compliqué de travailler dessus. Il faut savoir que la plupart des gens n’aiment pas faire de l’audit. Déjà, je partais sur un truc pas hyper glamour, sur un sujet, l’accessibilité, qu’ils ne connaissaient pas et sur lequel ils avaient des à prioris. Et en plus, ils auditent eux-mêmes, ils voient qu’ils ont fait des erreurs mais ils ne comprennent pas trop pourquoi c’est une erreur parce qu’ils n’ont pas été formés, pour eux c’est la bonne manière de faire. Bref, en tant que consultante, ça, c’est typiquement une erreur. Avant de lancer ce type d’ateliers, il y a des choses à faire pour que ça se passe bien.                               Ça m’a pris un peu de temps pour le comprendre mais je pense qu’il faut le prévoir, ce temps en amont. Aussi, ce que je ne faisais pas forcément, et c’est la deuxième erreur que je faisais et que je veux rectifier : Prendre le temps Qu’il va y avoir justement de discussion et d’appropriation des équipes. Quand on arrive avec un nouveau sujet, un sujet que les équipes ne connaissent pas, on ne peut pas se dire qu’on va tout révolutionner en une semaine. Il est important de faire comprendre aux équipes ; ne pas débarquer avec les référentiels, par exemple ; en tout cas moi c’est ma manière de faire. Je ne débarque pas avec les WCAG ou les RGAA , qui peuvent paraître être l’Everest. Quand on ne connaît pas, c’est hyper abstrait. Souvent à la fin des formations que j’anime et où l’on a vu plein de choses à faire autour du numérique responsable, je fais un petit atelier : je leur demande « On a vu tous ces critères, chacun si vous en retenez 3 à appliquer dès le demain, vous prenez quoi ? » Chacun sélectionne, et en fait, que je leur propose de mettre en place dans leurs prochains projets et 1 mois, 2 mois plus tard etc je leur demande d’en prendre 3 de plus. Avec cette méthode-là, on sait qu’on ne va pas changer le monde. En revanche, on sait qu’au fur et à mesure, les équipes vont prendre en compte les choses, ça va entrer dans leur process, ça va devenir automatique et ça va se retrouver dans tous les projets après. Finalement, l’impact sera beaucoup plus important, parce que ce ne sera pas juste sur un projet donné mais sur tous projets futurs. On aura pu faire en sorte que chacun s'approprie ces sujets. C’est ce qu’on dit souvent en tant que consultant : « le jour où on n’aura plus besoin de nous, ce sera le rêve ». On en est loin, mais c’est la meilleure des perspectives.

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  • Mon workshop de cadrage de mission
    Je ne veux pas que mon entretien de cadrage soit trop formel avec mes clients, et donc j’ai opté pour un format workshop. Pour avoir été de l’autre côté de la table comme directeur digital, c’est assez stressant de se faire interroger sur ses utilisateurs, car ça démontre à quel point on ne les connait pas assez. Ça crée un sentiment d’être mauvais élève, qui est dérangeant, car tu penses avoir la bonne réponse, et durant ce cadrage tu te rends compte que tu ne l’as pas, et donc ton premier réflexe est de se dire. “ Ah ! mais il me fait c**** avec ses questions” Donc, pour éviter cela, je ne veux pas être donneur de leçon, et je l’anime d’une manière que cela soit les clients qui découvrent par eux-mêmes ces vérités. Lorsqu’ils s’en rendent compte, que l’on se met dans une logique de co-construction de la mission. Par exemple: “Ah vous n’avez pas ces indicateurs de performances? Ok, très bien, à quoi ces indicateurs pourraient ressembler ?” Et moins: Je te pose une question tu me donnes une réponse Je te pose une question, tu me donnes une réponse.  Pour finir, on me demande souvent, comment j’arrive à justifier de prendre 2 heures dans l’agenda de stakeholders, et pour cela il faut que certains critères soient réunis. Ce n’est pas à faire à chaque fois pour tous les projets! Il faut que cela soient des projets ayant un gros impact pour vos clients Je le fais lorsque je sens que je n’ai pas toutes les clés pour mener le projet à bien, en expliquant le sens du pourquoi je le fais.  Car ok que les gens n’aient pas le temps, mais s’ils délèguent à un prestataire j’ai besoin de savoir ce qui va les rendre satisfait de mon travail. Ce n’est pas juste une case que je coche dans mon processus. Pour que mes clients soient satisfait, j’ai besoin de savoir ce qu’ils attendent en tant qu’indicateurs de succès du projet. En plus de l’aspect relationnel que cela construit, cela mets en confiance le client qui comprend que c’est important et ça les rassurent. Pour l’histoire, on ne m’a jamais refusé ces deux heures, et je ne transigerai jamais dessus si je sens que c’est quelque chose d’important pour le projet.
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  • Serious Work: How to Facilitate Lego(r) Serious Play(r) Meetings and Workshops
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  • Awareness: Exploring, Experimenting, Experiencing
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  • Draw to Win: A Crash Course on How to Lead, Sell, and Innovate With Your Visual Mind
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  • Caffeine for the Creative Mind: 250 Exercises to Wake Up Your Brain
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  • Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making
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  • Idea Stormers: How to Lead and Inspire Creative Breakthroughs
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  • Thinkertoys: A Handbook of Creative-Thinking Techniques
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  • Sharpie Art Workshop: Techniques and Ideas for Transforming Your World
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  • Brainstorming and Beyond: A User-Centered Design Method
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  • Designing the Conversation: Techniques for Successful Facilitation
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  • Bibliothèque open source d'exercices, ressources, PDF pour les facilitateurs
    Le collectif Beautiful trouble gère un Google drive folder avec une curation d'exercices, de workhops et templates d'agendas sur 1 jours ou 5 jours pour des facilitateurs. Voici la table des matières: https://docs.google.com/document/d/1V2t-b6ZQPmaC3KGifbun35jyBc3tUZzaN1ME2k6y6JU/edit Je vous propose d'explorer les dossiers pour trouver l'inspiration.
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  • Livre: Creative Workshop: 80 Challenges to Sharpen Your Design Skills
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  • Livre: Build Better Products
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  • Design Thinking : décrypter la pratique quotidienne, organiser des workshops
    Dans ce cinquième épisode nous échangeons avec Vincent DROMER (Designer, Facilitateur, Co-fondateur @ Klap.io) et Marie-Anne HAOUR (Innovation Strategist, Coach, Researcher & Facilitator @ Simiya). Ils sont tous les deux spécialisés dans l’usage de la démarche Design Thinking. Les échanges sont animés par Anthony ADAM.  Au sommaire de cet épisode  09:56 • Chapitre 1 Décrypter la pratique. Avec nos invités nous parlons de leur pratique quotidienne, de leurs réussites et de leurs échecs.  36:00 • Chapitre 2 Les workshops, un outil au service du collectif. Comment les organiser ? Quel est le rôle et la posture du facilitateur ?  65:00 • Chapitre 3 Dans ce dernier chapitre nous abordons la question de l’éthique dans le Design Thinking. De plus en plus de monde utilise cette méthode, existe-t-il un risque de la voir détournée ? Comment éviter la “facipulation” ?  Enregistré en public, chez IronHack Paris, le 26 septembre 2019. Lien vers l'épisode: https://podcast.designmasterclass.fr/episode/6/design-thinking-decrypter-la-pratique-workshops
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